paul, 18 septembre 2015

Que ce soit pour un colloque, une soirée ou encore une compétition sportive, la gestion des entrées à un évènement reste un point délicat pour un organisateur, d’autant plus qu’elle est souvent le premier contact direct avec les participants. Nous aborderons dans cet article les aspects essentiels pour bien maitriser la gestion d’accès à un évènement.

Queued_entrance

  • Avoir une technologie fiable

Rien n’est plus pénible qu’une file d’attente interminable: éprouvante pour le participant et stressante pour l’organisateur. Pour remédier à cela, un seul mot d’ordre: l’organisation.

La technologie a permis le développement d’un outil faisant gagner du temps, assurant un contrôle plus rigoureux et des rentrées d’argent plus importantes: la billetterie en ligne. La billetterie en ligne simplifie la gestion d’un évènement – qu’il soit payant ou gratuit – tout en augmentant son audience. Outil désormais indispensable à la gestion des entrées, les applications dédiées au contrôle des billets se sont multipliées ces dernières années, généralement en restant pour chacune d’elle liées à un service de billetterie en ligne qui leur est propre. Pour assurer un contrôle à l’entrée, deux solutions sont généralement retenues: soit une vérification par code-barre/flashcode, soit par une vérification sur liste par un moteur de recherche intégré. Disponibles pour mobile et tablettes ces applications sont généralement simples d’utilisation, avec un code couleur associé à la validité ou non de chaque billet. Le but est bien de s’assurer que les billets présentés par les participants soient valides (et ne puissent être présentés qu’une fois) et que les faux billets soient rejetés.

Ces applications font gagner un temps remarquable à l’entrée d’un évènement: plus besoin de chercher si la personne est bien inscrite sur des listes papier interminables, vous savez en temps réel qui a acheter quoi, quand, et si la place est valide. Certaines applications comme Tickasso Live vous permettent même de savoir en temps réel le nombre de personnes entrées et celles encore attendues: gouverner c’est prévoir en quelque sorte…

 

  • Avoir une équipe dédiée à la gestion d’accès

Avoir une équipe coordonnée et réactive est un atout lorsque vous attendez une centaine de personnes, au delà cela devient c’est une nécessité. Décidez à l’avance de combien de personnes sont responsables de l’entrée, en sachant qu’elles devront prendre des décisions clefs si vous devez faire face à un imprévu. Bien souvent en lien avec l’équipe chargée de la sécurité (vérification d’identité, contrôle des sacs etc.), les responsables de l’entrée doivent être méthodiques et garder un bon relationnel: n’oubliez pas que ce sont ces personnes que voient en premier vos participants !

 

  • Savoir gérer les imprévus

À défaut de les prévoir, il faut savoir gérer les problèmes que vous pouvez rencontrer à l’entrée de votre évènement. Parmi les plus communs, il y a les problèmes techniques: problème de connexion wifi/3G/4G pour lequel nous vous conseillons d’imprimer à l’avance, par sécurité, une liste papier des inscrits; problème de batterie pour vos mobiles et tablettes, pour lequel vous ne devez pas oubliez pas les recharges. Il peut malheureusement aussi y avoir des problèmes humains que vous devez gérer avec sang-froid et si besoin, avec l’équipe dédiée à la sécurité (fraudes, ivresse excessive, violences etc.). Dans tous les cas sachez agir rapidement et avec tact, en pensant toujours que vous représentez votre évènement.

 

Même si rien ne vaut l’expérience, nous espérons vous avoir donné des conseils utiles pour assurer une bonne gestion d’accès à vos évènements. Gardez en tête que l’essentiel reste l’organisation de votre équipe, à savoir la répartition des tâches entre vos différents responsables 🙌

Plus qu'une étape avant de vous surprendre...